Isännöintitehtäväluettelo

Isännöintisopimukseen kuuluvat tehtävät:

Sovittuun kuukausiveloitushintaan sisältyy tämän luettelon A-kohtien tehtävät.
Tehtäväluettelo noudattaa Suomen Kiinteistöliiton näkemystä isännöitsijän tehtävistä. Tehtävissä noudatetaan isännöinnin eettisiä ohjeita.
Isännöitsijän tehtävän keskeisin osa on huolehtia yhtiön normaalin toiminnan sujumisesta.
 

 

Isännöintitehtäväluettelo

Tarjottuun kuukausiveloitushintaan sisältyy tämän luettelon A-kohtien tehtävät.

 

1. HALLINNOLLISET TEHTÄVÄT

1.1. Kokoukset

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

Hallituksen kokoukset, yhtiöjärjestyksen mukaiset yhtiökokoukset (kokouksiin osallistuminen hinnaston mukainen kokouspalkkio)

• kokousasioiden valmistelu
• kokouskutsun toimittaminen
• päätösten täytäntöönpanosta huolehtiminen
• tilinpäätösasiakirjojen ja talousarvion liittäminen kokouskutsuun
• pöytäkirjan laatiminen

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

Kokouksiin osallistuminen

 

Muut kokoukset, kokouksiin osallistuminen, kokousasioiden valmistelu

• muut kokoukset, ylimääräiset yhtiökokoukset
• muut asukasdemokratian mukaiset kokoukset
• rakennuttamiseen liittyvät kokoukset (kuten työmaakokoukset)
• muut kokoukset (esim talotoimikunta)
   

1.2. Kiinteistön sopimusasiat

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• vuokra-, vakuutus- ja liittymissopimusten ja tiedonsiirtoa koskevien sopimusten valmistelu ja valvominen
  (kiinteistönhoitosopimusten valmistelu ja valvominen, ks kohta 3.2.)
   

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• neuvottelujen käynnistäminen sopimusriitojen yhteydessä
• sopimusriitojen hoitaminen
• mahdollisten jatkotoimenpiteiden käynnistäminen (esim. oikeudenkäynnit)

 

1.3. Turvallisuus ja vakuutusasiat

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• yhtiöjärjestyksen ja kiinteistön järjestysmääräysten, osake- ja asunto-osakeyhtiölain sekä viranomaisten määräysten noudattamisen valvonta
• virallisten turvallisuusmääräysten valvonta (palotekninen turvallisuus, lukitusjärjestelmät, yleisavainten käyttö ym)
• vakuutusyhtiöille tehtävistä ilmoituksista ja selvityksistä huolehtiminen
• sopimusten valvonta (esim. vakuudet)

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• häiriöt: varoitusten laatiminen ja antaminen
• häädön ja hallintaanoton jatkotoimenpiteiden toimeenpano (oikeudenkäyntimenettely ja täytäntöönpano sekä vuokraustoimenpiteet)
• väestösuojelun tarvikkeiden hankinta ja henkilövalinnoista huolehtiminen
• pelastussuunnitelman laatiminen ja päivittäminen
• vakuutus- ja vahinkotapahtumiin liittyvien muiden toimenpiteiden hoitaminen

 

1.4. Yhtiön työntekijöiden työsuhdeasiat

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• työsuhteen solmimiseen, työsuhteen aikaiseen ja työsuhteen päättämiseen liittyvät asiat

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• työsuhde-erimielisyyksissä neuvottelujen käynnistäminen ja jatkotoimet

 

1.5. Ilmoitusvelvollisuudet

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• kaupparekisteriin tehtävien muutosilmoitusten laatiminen ja jättäminen
• osakas - ja asukastiedotteiden laatiminen
• veroilmoitusten, vuosi- ja tarkkailuilmoitusten teko, ks kohta 2

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• asuntorahastolle ja mm. tilastokeskukselle tehtävien ilmoitusten tekeminen
• palkkatilastointi-ilmoitusten teko työnantajain yhteisöön
• työsuhteista johtuvien ilmoitusten teko
• henkilötietolain mukaisten rekisteriselosteiden laatiminen
• taloyhtiön hallinnollisten tietojen ja huoneistojen remonttitietojen (*) ilmoittaminen maanmittauslaitokselle (*) veloitetaan osakkaalta
• muulle viranomaiselle tehtävät selvittelyt, tietojen annot, lain velvotteiden noudattamiseksi

 

1.6. Muut hallinnolliset tehtävät

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• asiakirjojen ja arvopapereiden säilyttämisestä huolehtiminen
• osakeluettelon ylläpito ja osakekirjoihin liittyvät tehtävät
• lunastusmenettelyyn liittyvät toimenpiteet
• kunnallisten ilmoitusten ja tiedotusten seuraaminen
• panttikirjojen hankinnasta huolehtiminen

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• isännöitsijäntodistuksen laatiminen ja antaminen
• lainaosuuden laskeminen osakkaalle, talokirjaote ym. muu todistus/laskelma (tilaaja)
• panttikirjojen hakeminen
• kiinteistön muodostamis- tms- toimenpiteisiin osallistuminen
• rasitesopimusten laatiminen  ja vahvistuttaminen (viranomaismaksut erikseen)
• aloitteiden ja reklamaatioiden teko kunnallisille viranomaisille
• vuokralaisten hankinnasta huolehtiminen tai tällaisen toimeksiannon tekeminen
• yhtiöjärjestysmuutosten hoitaminen ja muutosilmoitusten teko kaupparekisteriin

 

2. TALOUDELLISET TEHTÄVÄT

2.1. Talous-, vero- ja toimintasuunnittelu

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• toiminta- ja rahoitussuunnitelman laadinta
• talousarvion laadinta tulo- ja menoerittäin
• ajan tasalla oleva maksuvalmiusseuranta ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito

 

2.2. Rahaliikenne

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• laskujen hyväksyminen ja maksaminen
• lainatarjousten pyytäminen ja lainoihin liittyvän rahaliikenteen hoitaminen
• vastike-, vuokra- ja käyttökorvausten laskuttaminen, maksuliikenteen järjestäminen ja suorituksista muistuttaminen. Kausilasku vastikkeista postitse tai sähköpostilla.
• pääomavastikkeiden määrittäminen

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• lainan nostaminen
• palkkojen ja palkkioiden ja niiden sivukulujen laskeminen ja maksattaminen
• arvonlisäveron laskenta ja tilitys kohteen ollessa arvonlisäverollinen
• energian arvonlisäverolaskelman laadinta arvonlisäverovelvollisille osakkaille tai vuokralaiselle

• erillislaskelma lainaosuuden suorittamista vasten (tilaaja)
• lunastushintalaskelman laatiminen
• maksukehotuksista ja perintätoimista huolehtiminen sekä saatavien valvominen
• huoneistokohtaiseen mittaukseen perustuva kulutuslaskutus
• erikseen sovittujen poikkeuksellisten käyttökorvausten laskuttaminen

 

2.3. Kirjanpito ja tilinpäätös

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• kirjanpidon hoito
• tilinpäätösehdotuksen ja tilinpäätöksen laatiminen
• välitilinpäätöksen laatiminen isännöintisopimuksen päättyessä kesken tilikautta
• tilintarkastuksen tai toiminnantarkastuksen järjestäminen
• viranomaisille tehtävien ilmoitusten laatiminen ja toimittaminen
• verotuksen tarkistaminen ja muutoksenhaun hoitaminen
• vuokra- ja vastikekirjanpito

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• useampien välitilinpäätösten laatiminen

 

 

3. KIINTEISTÖN TEKNISEN JA TOIMINNALLISEN KUNNON YLLÄPITÄMISEEN LIITTYVÄT TEHTÄVÄT

3.1. Ylläpitotaso ja huoltokirja

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• ylläpidon laadullisen tavoitetason määrittäminen yhteistyössä hallituksen kanssa
• huoltokirjan laatimisesta, päivittämisestä ja käyttämisestä huolehtiminen

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• taloyhtiön strategian laatiminen
• huoltokirjan laatiminen ja päivittäminen

 

3.2. Kiinteistöhoitotehtävien järjestäminen

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• kiinteistönhoitotyön järjestäminen ja ohjaaminen
• erikoislaitehuoltojen järjestäminen
• kulutusseuranta
• tavoite- ja seurantatietojen mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus
• huoneistokohtaisten alamittareiden luennan järjestäminen
• kiinteistönhoitoa varten tarvittavien materiaalien hankinnasta ja hoitotöihin liittyistä järjestelyistä huolehtiminen

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• kiinteistöhoidon sopimusohjelman laatiminen
• kiinteistönhoidon ohjelmien laatiminen
• kiinteistöhoidon laatu- ja tehtävämäärittelyjen laatiminen sekä laadunvalvonta
• huoneistokohtaisten alamittareiden luenta
• huoneistokohtaisten alamittareiden lukemalaskutus
• talkoojärjestelyjen hoitaminen ja tarvikkeiden hankkiminen

 

3.3. Kiinteistön ja rakennusten kunnossapito
       (vuosikorjausluonteiset tehtävät)

 

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• kunnon ja korjaustarpeen seuranta yhdessä hallituksen kanssa ja toimenpiteiden käynnistäminen
• kuntoarvion sekä kuntotutkimusten ja niiden päivitysten teettäminen
• kuntotodistuksen teettäminen
• energiatodistuksesta huolehtiminen ja ajan tasalla pitäminen
• vuosikorjausten teettäminen
• kertaluontoisten yhtiön korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
• yhtiön muutos- ja kunnossapitotoimenpiteiden dokumentointi
• kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmusten järjestäminen

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• kunnossapitotarveselvityksen laatiminen ja päivittäminen
• kunnossapitosuunnitelman laatiminen
• korjausohjelman laatiminen
• tarkastuksiin ja katselmuksiin osallistuminen

 

3.4. Huoneistojen kunnossapito- ja muutostyöt

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• yhtiön vastuulla olevien pienehköjen, äkillisten ja ennakoimattomien vahinkotapahtumien hoitaminen
• muiden yhtiön vastuulla olevien huoneistokohtaisten vahinkotapahtumien hoitaminen
• osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vastaanottaminen, käsitteleminen ja arkistoiminen
• osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen tiedoksiantaminen toiselle osakkaalle

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• tarkastukset ja katselmukset
• osakkaan kunnossapito- ja muutostyöilmoituksen vaatimien tarpeellisten lisäselvitysten tekeminen tai teettäminen

 

3.5. Yhtiön korjaus- ja perusparannushankkeet

 

ERITYISTÄ HUOMIOITAVAA

v      laajoissa ja vaativissa hankkeissa on yleensä taloyhtiön edun mukaista käyttää ulkopuolista asiantuntijaa

v      seuraavassa luetelluista tehtävistä sovitaan yleensä erikseen projektinjohtopalkkio tai muu vastaava, jolloin noudatetaan            sopimusta, ja vain sopimuksen puuttuessa alla olevaa listausta.

 

Koko hanketta koskevat tehtävät

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• peruskorjaushankkeen aloittamisesta tiedottaminen
• ilmoittaminen osakkaalle ja asukkaalle yhtiön tulevasta kunnossapito- ja muutostyöstä
• hallinnollinen organisointi, yleisvalvonta sekä päätöksentekoprosessin läpivieminen
• korjaushankkeeseen liittyvien asiakirjojen arkistointi

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• Työn aikaisesta hankkeeseen liittyvästä tiedottamisesta huolehtiminen
  (ellei vastuutettu urakoitsijalle)

 

Esiselvitykset ja tavotteiden asettaminen

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• teknisten selvitysten teettäminen
• tavotteiden asettamiseen osallistuminen

 

Suunnitelmien laatiminen

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• konsulttien kilpailuttaminen, konsulttisopimusten laatiminen
• tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen (mm. rakennusluvat)
• suunnittelukokouksiin osallistuminen, hankesuunnitteluun ja päätöksentekoon osallistuminen

 

Urakkakilpailu ja -sopimukset

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• urakkatarjouspyyntöasiakirjojen laatiminen (tarjouspyyntö, urakkaohjelma, urakkarajaliite)
• tarjousten pyytäminen ja vertailu
• urakkaneuvotteluihin osallistuminen
• urakkasopimuksen laatiminen

 

Työn toteutus ja valvonta

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• maksuerien hyväksyminen

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• työmaakokouksiin ja katselmuksiin osallistuminen

 

Urakan vastaanotto, takuu- ja vastuuaika

A. KIINTEÄÄN KOKONAISPALKKIOON KUULUVAT TEHTÄVÄT

• vakuuksien seuranta
• takuutarkastuksesta huolehtiminen
• 10-vuotisvastuuajan seuranta, ongelmien dokumentointi ja reklamointi

 

B. ERILLISKORVAUKSEEN OIKEUTTAVAT TEHTÄVÄT

• vastaanottotarkastuksiin ja takuutarkastuksiin sekä niihin liittyviin katselmuskierroksiin osallistuminen
• takuuaikana esiin tulevien ongelmien dokumentointi ja reklamointi koko kiinteistöstä
• taloudellisen loppuselvityksen laatiminen

 

B-kohdissa mainittujen tehtävien lisäksi isännöitsijällä on oikeus periä erikseen korvaus taloyhtiöön kohdistettavissa olevista suoranaisista kuluista, kuten kopiointi-, skannaus-, telekopio-, postitus-, painatus- ja ilmoituskuluista, tilisiirto- ym. maksuista, toimistotarvikkeista ja atk-paperista. Sama koskee matkakuluja ja muita kuin luettelossa mainittuja erillistodistuksia.